Acil Durumlara Hazırlıklı Olma Prosedürü

1. AMAÇ:
Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği’nde çevreyi ve insan sağlığını etkileyebilecek potansiyel ve beklenmedik durumlara karşı önceden hazırlıklı olmak ve acil durum oluştuktan sonra çıkabilecek riskleri en aza indirgemeye yönelik yapılacak faaliyetlerin metotların ve sorumluların belirlenmesini sağlamak.

2. KAPSAM:
Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği’nde verilen tüm hizmetleri kapsamaktadır.

3. TANIMLAR:
Acil durum: Tüm çalışma alanlarını tehlikeye sokabilecek yangın, deprem, parlama, patlama, savaş, sabotaj, iş kazaları ve doğal afetlerin tümü.
Tatbikat: Olabilecek acil durumlara karşı her an hazırlıklı olabilmek için önceden planlanmış faaliyetlerin etkinliğini ve yeterliliğini kanıtlamak ve kontrol etmek amacı ile yapılan uygulamalar.
Tehlike: İnsanların yaralanması, hastalanması, malın veya malzemenin zarar görmesi, işyeri ortamının zarar görmesi veya bunların birlikte gerçekleşmesine sebep olabilecek kaynak veya durum.
Risk: Tehlikeli bir olayın meydana gelme olasılığı ile sonuçlarının bileşimi.
Risk değerlendirmesi: Riskin büyüklüğünü tahmin etmek ve riske tahammül edilip edilemeyeceğine karar vermek için kullanılan prosesin tamamı.
Kaza: Ölüme, hastalığa, yaralanmaya, hasara veya diğer kayıplara sebebiyet veren istenmeyen olay.
Emniyetsiz hareket ve durumlar: Kazalara yol açabilecek hatalı davranışlar ve uygun olmayan ortam şartları.
Prosedür: Dernekteki birden fazla bölümlerin/birimlerin/kişilerin katılımı ile gerçekleşen faaliyetlerde, her bir faaliyetin uygulama sırasını, her bir faaliyetten sorumlu bölüm, birim ya da kişiyi belirten ve faaliyetlerle bölümler ve birimler arası ilişkileri açıklayan dokümandır.
Dernek Genel Başkanı: Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği kurulumunu planlamış, çevresinde kendine inanmış kişi ve kuruluşları da dahil ederek dernek vizyonuna sadık kalarak kısa, orta ve uzun vadeli hedeflerinin oluşmasına ve gerçekleşmesine önderlik eden ve dernek içindeki tüm bölüm ve birimlerin uyumlu bir şekilde çalışmasını sağlayan kişi,
Genel Sekreter: Organizasyon içerisinde kalite kavramını ve bilincini geliştirmek, bütün süreçlerde ve verilen hizmetlerde kalite standartlarını sürekli geliştirerek kalite sistemlerini yöneten kişi,
Bölüm/Birim Personeli: Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği çalışanları.
Tüm Personel: Acil durum ekiplerinin yetersiz kaldığı durumlarda faaliyetlere katılırlar. Dernek genelini kapsayan acil durum tatbikatlarında bölümleri/birimleri ile ilgili görevlerini yerine getirirler. Sorumluluk alanındaki konularda acil durum önlemlerinin eksiksiz uygulanması için acil durum ekiplerine destek olurlar.

4. SORUMLULUK VE YETKİ:
Genel Sekreter: Bu prosedürün hazırlanması, revizyonu, iptali, dağıtılması, arşivlenmesi ve uygulanmasından sorumludur.
Bölüm/Birim Personeli: Üst yönetimde dahil tüm bölüm/birim çalışanları bu prosedürün uygulanmasından sorumludur.
Acil Durum Koordinatörü: Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği’nde veya çevresinde acil bir durum oluştuğunda/meydana geldiğinde, hizmet binasında bulunan herkesten sorumludur.
Acil Durum Ekip Lideri: Acil durumlar karşısında müdahale edecek, önceden belirlenmiş ve gerekli eğitimleri almış ekip üyelerinin koordinasyonunu sağlayan kişi.
Acil Durum Ekip Üyesi: Acil durumlara müdahalede bulunan, yer aldıkları ekiplerde acil durumlara karşı önceden belirlenmiş faaliyetleri ve müdahaleleri yerine getiren ve gerekli eğitimleri almış kişi.

5. UYGULAMA:
5.1. Acil Durum Öncesinde Yapılacak Faaliyetler
Acil Durumlar;
֍ Yangın,
֍ Deprem,
֍ Gaz Kaçağı ve parlama patlama,
֍ Sel, su baskını,
֍ Savaş, sabotaj, terör,
֍ Gıda zehirlenmesi,
֍ Trafik Kazaları,
֍ İş Kazaları,
֍ Heyelan,
֍ Diğer.
5.2. Acil durum ekiplerinin oluşturulması
Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği’nde iş sağlığı ve güvenliği (İSG) ile ilgili durumlarda müdahalede bulunacak kişi ve ekipler acil durum organizasyon şemasında tanımlanmıştır.
Bu ekipler;
֍ Koruma ekibi,
֍ Kurtarma ekibi,
֍ Söndürme ekibi,
֍ İlkyardım ekibi.
Bu ekiplere ait görev ve sorumluluklar tanımlanmış olup, ilgili kişilere beyan edilmiştir.
Bu ekiplerin faaliyetleri acil durum koordinatörü tarafından koordine edilir. Acil durum koordinatörü her türlü gelişmeyi, bağlı bulunduğu Dernek Genel Başkanına bildirir. Ayrıca her ekip üyesinin bağlı bulunduğu ekibin başında, ekip üyelerinin koordineli şekilde çalışmasını sağlayan ekip başı bulunmaktadır.
Acil durum ekiplerinin müdahalede yetersiz kalması durumunda tüm çalışanlar acil durum ekiplerine destek olurlar. Bu durumda yetersiz kalırsa, acil durum iletişim telefonları listesinde belirtilen kurum ve kuruluşlarla irtibata geçilir.
5.3. Acil Durum Uyarı ve Müdahale Ekipmanlarının Temini ve Kontrolü
֍ Acil durum ikaz butonu: Merkez binamızda ve şubelerde bulunmaktadır. Bulundukları bölgeler duyuru, ilan ve panolarında yayınlanmaktadır.
֍ Acil Durum İkaz Sireni: Merkez binamızda ve şubelerde bulunan acil durum ikaz butonlarına bağlanmış şekilde bulunmaktadır.
֍ Acil Durum Sireni: Elektrik kesintilerinde acil durum ikaz butonlarının ve ikaz sireninin devre dışı kalma durumunda kullanılmak amacıyla acil durum ikaz butonlarının olduğu bölgelere yerleştirilmiştir,
֍ Yangın Söndürme Tüpleri: Yangın sırasında müdahale amacıyla çeşitli alanlarda tanımlı ve çeşitli türlerde (Kuru kimyevi toz –KKT, Karbondioksit-CO₂,vb.) yangın söndürme tüpleri bulunmaktadır. Yangın söndürme Tüpleri yerden yüksekte monte edilmiştir. Dernek araçlarının tümünde yangın söndürme tüpü bulunmaktadır,
֍ Acil Aydınlatma Armatürleri: Acil durumda çalışanları yönlendirmesi amaçlı şarjlı acil Aydınlatma Armatürleri kullanılmaktadır,
֍ Acil Durum Toplanma Bölgesi: Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği’nde hizmet binası giriş kısmı, şubelerde toplanma bölgesi tabelası ile belirlenmiş ve tüm çalışanlara duyurulmuş bölge tüm bölüm/birim çalışanları için acil toplanma bölgeleri belirlenmiştir. Acil durumlar karşısında tüm bölüm/birim çalışanları, hizmet alan kişi ve kuruluş çalışanları, tedarikçiler, tüm ziyaretçiler ve misafirlerinin gideceği bölgeyi anlatmaktadır.
5.4. Acil Durumlarda İletişim
Herhangi bir acil durumun duyurulması ve gerekli destek birimlerinin çağrılması için acil durum iletişim telefonları listesi, acil durum ekipleri listesi oluşturulmuştur. Bu listeler ilgili yerlerde (ilan panoları, sekreter ve tüm bölüm/birim personelinde) bulunmaktadır. Ekipler arasındaki iletişimi sağlamak amacıyla mobil telefonlar kullanılmaktadır.
5.5. Planlar
Acil Durum Kaçış, Tahliye ve Toplanma Planı: Hizmet binasında ve şubelerde yerleşim planı içerisinde alarm sistemlerinin, yangın tüplerinin, toplanma bölgesinin bulunduğu yerlerin gösterildiği çizimlerdir. İlan panolarında ve toplanma bölgesinde yayınlanmaktadır.
Sivil Savunma Planı: Yangın, deprem, sel, su baskını gibi acil durumlarda sivil savunma planı devreye girer. Gerek görüldüğü takdirde hazırlanacaktır. Bu plan gizli dokümandır.
Acil Durum Eylem Planı: Acil durum sırasındaki görev dağılımını, her birimin sorumluluklarını ve hareket tarzlarını belirleyen plandır. Acil durum eylem planı talimatında verilmektedir.
5.6. Acil Durum Eğitimleri
Acil durum eğitimleri, iki kısımda dernek içi ve dernek dışı eğitim hizmeti olarak karşılanmaktadır.
Bu eğitimler;
֍ Teorik,
֍ Pratik (Tatbikatlar)
olarak ayrılırlar.
Acil durum ekipmanlarının ve organizasyonunun yeterliliğinin kontrolü amacı ile en az yılda 1 (Bir) kez acil durum tatbikatı yapılır.
Tüm çalışanların acil durumlara karşı tahliye için hazırlıklı olmasını sağlamak amacıyla yılda en az 1 (Bir) kez tahliye tatbikatı yapılır.
Tatbikat öncesi acil durum koordinatörü tarafından acil durum tatbikat senaryosu hazırlanır ve Dernek Genel Başkanının onay vermesi sonrasında uygulanır. Her tatbikat sonrası, tatbikatın yürütülmesinden sorumlu Acil Durum Koordinatörü tarafından tatbikat sonuçları değerlendirilerek Acil Durum Tatbikat Değerlendirme Formu doldurularak raporlanır, eksikler ve iyileştirme yapılacak konular tespit edilir, tatbikat sırasında karşılaşılan sorunları ortadan kaldırmak için düzeltici faaliyet prosedürü ve önleyici faaliyet prosedürleri kapsamında düzeltici/önleyici faaliyet başlatılır ve Dernek Genel Başkanına raporlanır. Tatbikat dış kuruluşlar tarafından yapıldıysa, kuruluşun vereceği rapor kayıt altına alınır.
5.7. Acil Durum Ekipmanlarının Bakımı
Ekipmanların acil durumlar için her an hazırlıklı olmasını sağlamak amacıyla, periyodik olarak kontrol edilerek gerekli bakımları ilgili personel tarafından gerçekleştirilir.
Acil durum ekipmanlarının periyodik kontrollerinde;
֍ Yangın söndürme tüpü periyodik kontrol kartı,
֍ İlkyardım dolabı periyodik kontrol kartı kullanılır.
5.8. Acil Durum Sırasında Yapılacak Faaliyetler
Acil durum prosedürü ve acil durum eylem planı talimatı kapsamında gerçekleştirilir.
5.9. Acil Durum Sonrasında Yapılacak Faaliyetler
Acil durumun, Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği faaliyetlerinden kaynaklanması durumunda acil durum faaliyetleri esnasında müdahalede sorunlar yaşanıyor ise düzeltici faaliyet prosedürü ve önleyici faaliyet prosedürleri doğrultusunda düzeltici/ önleyici faaliyet başlatılır.
Başlatılan düzeltici/önleyici faaliyetlerin sonucu, acil durum dokümanlarında revizyon gerektiriyor ise bu dokümanlar gözden geçirilerek Genel Sekreter tarafından revize edilir.
Oluşan acil durum Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği faaliyetlerinden kaynaklanmıyor ise söz konusu acil duruma neden olan uygunsuzlukla ilgili kurum ve kuruluşlara acil durum türüne bağlı olarak Acil Durum Koordinatörü tarafından Dernek Genel Başkanına dilekçe ile bildirir.
Maddi hasarlar için Dernek Genel Başkanı anlaşmalı sigorta şirketiyle irtibata geçer, gerekli prosedürleri uygular.
Tüm dokümanlar Genel Sekreter tarafından kalite kayıtları prosedürüne göre muhafaza edilir.

6. İLGİLİ DOKÜMANLAR
6.1. Formlar
֍ Yangın söndürme tüpü periyodik kontrol kartı,
֍ İlkyardım dolabı periyodik kontrol kartı,
֍ Acil durum tatbikat değerlendirme formu,
֍ Acil durum iletişim telefonları listesi,
֍ Acil durum ekipleri listesi,
֍ Acil Durum Kaçış, Tahliye ve Toplanma Planı,
֍ Kaza bildirim formu,
֍ İş sağlığı ve güvenliği (İSG) organizasyon şeması,
֍ Düzeltici/önleyici faaliyet formu.
6.2.Referanslar
֍ Kalite kayıtlarının kontrolü prosedürü,
֍ Düzeltici faaliyet prosedürü,
֍ Önleyici faaliyet prosedürü,
֍ Acil durum eylem planı talimatı,

7. DAĞITIM
Tüm dağıtımlar, elektronik ortamda (soft copy) dokümanların son revizyon halleri tüm bölüm/birim personeline bildirilen ortak alandan kullanılarak yapılır. Elektronik ortamda ulaşılamayan kişilere çıktısı alınmış şekilde (hard copy) yapılacak doküman dağıtımlarında kontrollü kopya (kopyaların arka kısmına kırmızı renkli “KONTROLLU KOPYA” kaşesi vurularak) olarak doküman dağıtım formu ile teslim edilir.