Alt Yüklenici Seçme ve Değerlendirme Prosedürü

1. AMAÇ:
Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği tarafından, Beceri kazandırma, eğitim, öğretim, mühendislik, lojistik, kalite, tedarik hizmeti alınacak alt yüklenici firmalar arasından en uygun olanının seçilmesi, seçim kriterleri ve değerlendirilmesi çalışmalarının yöntemini belirlemektir.

2. KAPSAM:
Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği’nde, alt yükleniciler arasındaki hizmet alım faaliyetlerini kapsar.

3. TANIMLAR:
Alt Yüklenici Kuruluş: Beceri kazandırma, eğitim, öğretim, mühendislik, lojistik, kalite, tedarik hizmeti alınacak firma.
Doküman: Kalite yönetim sisteminin bir parçasını açıklayan ya da bu sisteme destek veren, yazıya dökülmüş iç ve dış kaynaklı bilgi.
Üst Yönetim: Yönetim kurulu, Denetleme Kurulu, Disiplin Kurulu, Aday ve Yeterlik Kurulu, Etik Kurulu ifade eder,
Dernek Genel Başkanı: Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği kurulumunu planlamış, çevresinde kendine inanmış kişi ve kuruluşları da dahil ederek dernek vizyonuna sadık kalarak kısa, orta ve uzun vadeli hedeflerinin oluşmasına ve gerçekleşmesine önderlik eden ve dernek içindeki tüm bölüm ve birimlerin uyumlu bir şekilde çalışmasını sağlayan kişi,
Genel Sekreter: Organizasyon içerisinde kalite kavramını ve bilincini geliştirmek, bütün süreçlerde ve verilen hizmetlerde kalite standartlarını sürekli geliştirerek kalite sistemlerini yöneten kişi,
Bölüm/Birim Yöneticisi: Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği çalışanlarının bağlı bulundukları bölüm/birim idari yöneticileri,
Bölüm/Birim Personeli: Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği çalışanları.

4. SORUMLULUK VE YETKİ:
Genel Sekreter: Bu prosedürün hazırlanması, revizyonu, iptali, dağıtılması, arşivlenmesi ve uygulanmasından sorumludur.
Bölüm/Birim Personeli: Üst yönetimde dahil tüm bölüm/birim çalışanları bu prosedürün uygulanmasından sorumludur.

5. UYGULAMA:
5.1. Beceri kazandırma, eğitim, öğretim, mühendislik, lojistik, kalite, tedarik hizmeti alabilmek için alt yüklenici firmaların seçimi Genel Sekreter ve Yönetim Kurulu tarafından Alt Yüklenici Değerlendirme Formundaki kriterler doğrultusunda değerlendirilir.
5.2. Hizmet alınacak alt yüklenici firma belirlendikten sonra Üst yönetim ve Dernek Genel Başkanının onayına sunulur.
5.3. Bu prosedür yürürlüğe girdiği tarih öncesinde çalışılmaya başlanmış olan alt yüklenici firmalar, Onaylı Alt Yüklenici Firma olarak belirlenmiş ve Onaylı Alt Yüklenici Firma Listesine kayıtları yapılır. Bir daha aynı hizmet alınacağı zaman bu firmalarda Alt Yüklenici Değerlendirme Formundaki kriterler doğrultunda değerlendirilmeye alınırlar.
5.4. Seçilen Alt yüklenici firmalar ile deneme çalışması yapılır. Genel Sekreter ve Yönetim Kurulu tarafından uygun bulunursa, Üst Yönetimin de onayı ile Alt yüklenici firma ile sözleşme yapılır. Firma Onaylı Alt Yüklenici Firma Listesine alınır. Proje tarafından iş emri açılarak gerekli bilgi ve dokümanlar Alt yüklenici firmaya verilerek hizmet alımı başlatılır.
5.5. Alt yüklenici kuruluş ve kurumların hizmet kaliteleri belirli dönemlerde Genel Sekreter ve Yönetim Kurulu tarafından değerlendirilir. Herhangi bir uygulama hatası, eksikliği saptanırsa Düzeltici Faaliyet başlatılır ve alt yüklenici firma yetkilisine gönderilerek, uygunsuzluğu gidermesi istenir.
5.6. Olağan dışı durumlarda (Alt yüklenici firma ile ticari ilişkilerin bozulması durumu, Alt yüklenici firmanın ticari hayatının bitmesi, vb.) alt yüklenici firmanın değerlendirilmesi Üst Yönetim tarafından hemen yapılır ve firma Onaylı Alt Yüklenici Firma Listesi’nden çıkarılır.
5.7. Yapılan değişiklikler tüm bölüm/birim yöneticilerine yayınlanır.
5.8. Tüm dokümanlar Genel Sekreter tarafından kalite kayıtları prosedürüne göre muhafaza edilir,

6. İLGİLİ DOKÜMANLAR
6.1. Formlar
֍ Alt Yüklenici Değerlendirme Formu
֍ Onaylı Alt Yüklenici Firma Listesi
֍ Düzeltici-Önleyici Faaliyet Formu
6.2. Referanslar
֍ Düzeltici Faaliyet Prosedürü
֍ Önleyici Faaliyet Prosedürü
֍ Kalite kayıtlarının Kontrolü Prosedürü

7. DAĞITIM
Tüm dağıtımlar, elektronik ortamda (soft copy) dokümanların son revizyon halleri tüm bölüm/birim personeline bildirilen ortak alandan kullanılarak yapılır. Elektronik ortamda ulaşılamayan kişilere çıktısı alınmış şekilde (hard copy) yapılacak doküman dağıtımlarında kontrollü kopya (kopyaların arka kısmına kırmızı renkli “KONTROLLU KOPYA” kaşesi vurularak) olarak doküman dağıtım formu ile teslim edilir.