Dernek Çalışanları Eğitim, Öğretim Prosedürü

1. AMAÇ:
Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği’nde sunulan hizmetin verim ve kalitesini yükseltmek, çalışanların toplam kalite kültürünü geliştirmek, kendi çalışma alanlarında ve diğer konulardaki eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi, planlanması, gerçekleşmesi ve eğitim etkinliklerinin değerlendirilmesi için esasların oluşturulmasıdır.

2. KAPSAM:
Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği’nin tüm bölüm/birim çalışanlarını kapsar.

3. TANIMLAR:
Eğitim: Konuyla ilgili yeterliliği olan kişiler tarafından dernek çalışan personelin yaptığı iş ve diğer yönetsel niteliklerini geliştirmek amacı ile kalite güvencesi ve mesleki konularda bilgilendirilmesidir.
Prosedür: Dernekteki birden fazla bölümlerin/birimlerin//kişilerin katılımı ile gerçekleşen faaliyetlerde, her bir faaliyetin uygulama sırasını, her bir faaliyetten sorumlu bölüm, birim ya da kişiyi belirten ve faaliyetlerle bölümler arası ilişkileri açıklayan dokümandır.
Talimat: Kalite yönetim sistemi kapsamında, herhangi bir noktada yapılan tek kişilik operasyonun, nasıl yapılacağını açıklayan dokümandır.
Üst Yönetim: Yönetim kurulu, Denetleme Kurulu, Disiplin Kurulu, Aday ve Yeterlik Kurulu, Etik Kurulu ifade eder,
Dernek Genel Başkanı: Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği kurulumunu planlamış, çevresinde kendine inanmış kişi ve kuruluşları da dahil ederek dernek vizyonuna sadık kalarak kısa, orta ve uzun vadeli hedeflerinin oluşmasına ve gerçekleşmesine önderlik eden ve dernek içindeki tüm bölüm ve birimlerin uyumlu bir şekilde çalışmasını sağlayan kişi,
Genel Sekreter: Organizasyon içerisinde kalite kavramını ve bilincini geliştirmek, bütün süreçlerde ve verilen hizmetlerde kalite standartlarını sürekli geliştirerek kalite sistemlerini yöneten kişi,
Bölüm/Birim Yöneticisi: Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği çalışanlarının bağlı bulundukları bölüm/birim idari yöneticileri,
Bölüm/Birim Personeli: Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği çalışanlar,

4. SORUMLULUK VE YETKİ:
Genel Sekreter: Bu prosedürün hazırlanması, revizyonu, iptali, dağıtılması, arşivlenmesi ve uygulanmasından sorumludur.
Bölüm/Birim Personeli: Üst yönetimde dahil tüm bölüm/birim çalışanları bu prosedürün uygulanmasından sorumludur.

5. UYGULAMA:
5.1. Eğitim, Öğretim Faaliyetlerinin Amacı
5.1.1.1. Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği’nin politikalarının, vizyon, misyon, hedeflerinin ve amaçlarının tüm çalışan ve işe yeni alınan personele benimsetilmesi,
5.1.1.2. Çalışanları yetkinliklerini, yeni teknolojilere uyumunu sağlamak, bilgi ve becerilerini arttırmak,
5.1.1.3. Yeni ve boşalacak kadrolara eleman yetiştirmek.

5.2. Eğitim, Öğretim Planının Hazırlanması
Her yılın Ocak ayı içerisinde ilgili kişi ve bölümlerden gelen istek ve öneriler de göz önünde bulundurularak Genel Sekreter tarafından yıllık eğitim, öğretim planı hazırlanır. Dernek Genel Başkanı ve üst yönetimin onayına sunulur.
5.2.1. Eğitim, öğretim ihtiyaçları ve eğitimin kapsamı belirlenir. Eğitim, öğretim ihtiyaçları belirlenirken, bir önceki yılın eğitim, öğretim faaliyetleri ve bölümlerden gelen eğitim, öğretim istekleri (eğitim, öğretim talep eden kişiler konu hakkında bölüm/birim yöneticilerine istekte bulunmaları ve bölüm/birim yöneticisi tarafından eğitime/seminere katılacak personele ait eğitim/seminer istek formunu doldurarak Genel Sekretere teslim edilir) göz önünde bulundurulur,
5.2.2. Gerekli görülen eğitimi, öğretimi verecek kişi veya kurumlar Genel Sekreter tarafından belirlenir,
5.2.3. Eğitim, öğretim için gerekli olan araç ve gereçler belirlenir, yoksa temini planlanır,
5.2.4. Eğitim, öğretim metodu, eğitim yeri ve tarihi, süresi belirlenir,
5.2.5. Eğitim, öğretime katılacak personel belirlenir,
5.2.6. Eğitim, öğretim maliyeti belirlenir,
5.2.7. Eğitim, öğretim grupları oluştururken, katılacakların görevi, öğrenim düzeyi ve eğitimin kapsamı göz önünde bulundurulur,
5.2.8. Eğitimler, bölümlerin/birimlerin iş durumları dikkate alınarak mesai saatleri içinde veya dışında yapılabilir,
5.2.9. Genel Sekreter yıllık eğitim planını hazırlar. Hazırlanan plan Dernek Genel Başkanı tarafından onaylandıktan sonra tüm bölüm/birim personeline bildirilir,
5.2.10. Eğitim, öğretim isteğinde bulunan ve onaylanan bölüm/birim çalışanları eğitime katılır.

5.3. Eğitimlerin, Öğretimlerin Gerçekleştirilmesi
5.3.1. Dernek İçerisinde Düzenlenen Eğitim ve Öğretimler
Tüm bölüm/birim yöneticileri kendi personeline derneğimizin kalite politikası ve hedeflerinin tam ve doğru anlaşılmasını sağlamak üzere gerekli eğitimleri, öğretimleri vermek ve personeli bu konuda bilinçlendirmekle sorumludurlar.
Yıllık plan dahilinde veya plan dışı düzenlenen tüm eğitim ve öğretimler, eğitim, öğretim katılım formu kullanılarak kayıt altına alınır ve eğitim, öğretim sonrası Genel Sekretere teslim edilir.
5.3.2. Dernek Dışında Düzenlenen Eğitimler
Genel Sekreter dernek dışında düzenlenecek olan eğitimlere, öğretimlere katılacak olan personelin kayıt işlemlerini yaptırmaktan sorumludur. Kayıt yapılmadan önce eğitime, öğretime katılacak olan personelden son bir teyit alınır ve kayıt işlemi bu teyitten sonra yapılır. Kayıt işlemi tamamlanan personel için ulaşım, konaklama ve tüm ihtiyaçların planlamaları Genel Sekreter tarafından organize edilir. Genel Sekreter uygun görürse dernek dışında eğitim, öğretim alan personel, aldığı eğitimi, öğretimi (verimlilik, kalite sistemi, genel amaçlı ve yönetsel özellikleri geliştirmeye yönelik eğitimler, öğretimler vb.), Genel Sekreterin yapacağı organizasyonla bir toplantı ile sunarak, diğer ilgili personelleri de bilgilendirir.
5.3.3. İşe Yeni Alınan Personelin Eğitimi
İşe yeni başlayan personele bağlı olduğu bölüm/birim yöneticisi ve Genel Sekreter tarafından:
5.3.3.1. Derneğin genel tanıtımı,
5.3.3.2. Kalite Politikası ve Kalite Hedefleri,
5.3.3.3. Kalite Yönetim Sisteminin işleyiş şekli,
5.3.3.4. Dernekteki genel kuralar,
5.3.3.5. Çalışma sırasında kullanacağı ofis araç ve gereçleri,
5.3.3.6. Gerek görülen diğer spesifik konular, göz önünde bulundurularak oryantasyon eğitim formu doldurulur.

5.4. Eğitim, Öğretim Sonrası Tutulan Kayıtlar
Dernek içi ve dernek dışı eğitimler, öğretimler sonrasında eğitime/seminere katılan personelin değerlendirilmesi (eğitime katılan personelin bağlı bulunduğu bölüm/birim yöneticisi tarafından doldurulur), eğitim ve eğiticinin değerlendirilmesi (eğitime katılan personel tarafından doldurulur) formları doldurularak Genel Sekretere teslim edilir. Eğitim sonrasında eğitime katılan personelin aldığı eğitim, personel eğitim sicil formuna işlenir. Genel Sekreter eğitim, öğretim ile ilgili tüm dokümanları Yönetim Kuruluna teslim eder. Tüm kayıtların dosyalanması ve saklanması kalite kayıtlarının kontrolü prosedürüne göre yapılır.

6. İLGİLİ DOKÜMANLAR
6.1. Formlar
֍ Yıllık eğitim, öğretim planı
֍ Eğitim/Seminer istek formu
֍ Eğitim/Seminer katılım formu
֍ Personel eğitim sicil formu
֍ Eğitime/Seminere katılan personelin değerlendirilmesi
֍ Eğitim ve eğiticinin değerlendirilmesi
֍ Oryantasyon eğitim Formu
6.2. Referanslar
֍ Kalite kayıtlarının kontrolü prosedürü

7. DAĞITIM
Tüm dağıtımlar, elektronik ortamda (soft copy) dokümanların son revizyon halleri tüm bölüm/birim personeline bildirilen ortak alandan kullanılarak yapılır. Elektronik ortamda ulaşılamayan kişilere çıktısı alınmış şekilde (hard copy) yapılacak doküman dağıtımlarında kontrollü kopya (kopyaların arka kısmına kırmızı renkli “KONTROLLU KOPYA” kaşesi vurularak) olarak doküman dağıtım formu ile teslim edilir.