Doküman ve Veri Kontrolü Prosedürü

1. AMAÇ:
Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği kalite yönetim sistemi kapsamında oluşturulan doküman tiplerinin tanımlanması, bu dokümanların hazırlanması, yeterlilik ve uygulanabilirlik açısından incelenmesi, uygun görülenlerin kontrollü olarak dağıtımı esaslarının belirlenmesi ve tutulan verilerin korunması amacıyla bir yöntem oluşturmak.

2. KAPSAM:
Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği kalite yönetim sistemi kapsamında oluşturulan tüm (iç kaynaklı) dokümanları ve ilişkide bulunulan kuruluşlardan gelen (dış kaynaklı) dokümanları ve verileri kapsar.

3. TANIMLAR:
Doküman: Kalite yönetim sisteminin bir parçasını açıklayan ya da bu sisteme destek veren, yazıya dökülmüş iç ve dış kaynaklı bilgidir.
Dış Kaynaklı Doküman: Hizmet ya da sistem kalitesini etkileyen, ilişkili bulunan dış kurum ve kuruluşlardan gelmiş dokümandır.
Veri: Kalite yönetim sistemini oluşturan parçaların performanslarıyla ilgili bilgi sağlamaya yarayan ve kayıtlar aracılığı ile ulaşılabilen proses sonuçlarıdır.
Kalite El Kitabı: Kalite yönetim sistemini özetleyen ve dokümanlar arası ilişkileri açıklayan dokümandır.
Organizasyon El Kitabı: Dernek organizasyon yapısını gösteren ve organizasyonda yer alan bölümlerin ve birimlerin görev, yetki ve sorumluluklarını açıklayan dokümandır.
Prosedür: Dernekteki birden fazla bölümlerin/birimlerin/kişilerin katılımı ile gerçekleşen faaliyetlerde, her bir faaliyetin uygulama sırasını, her bir faaliyetten sorumlu bölüm, birim ya da kişiyi belirten ve faaliyetlerle bölümler ve birimler arası ilişkileri açıklayan dokümandır.
Talimat: Kalite yönetim sistemi kapsamında, herhangi bir noktada yapılan tek kişilik operasyonun, nasıl yapılacağını açıklayan dokümandır.
Üst Yönetim: Yönetim kurulu, Denetleme Kurulu, Disiplin Kurulu, Aday ve Yeterlik Kurulu, Etik Kurulu ifade eder,
Dernek Genel Başkanı: Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği kurulumunu planlamış, çevresinde kendine inanmış kişi ve kuruluşları da dahil ederek dernek vizyonuna sadık kalarak kısa, orta ve uzun vadeli hedeflerinin oluşmasına ve gerçekleşmesine önderlik eden ve dernek içindeki tüm bölüm ve birimlerin uyumlu bir şekilde çalışmasını sağlayan kişi,
Genel Sekreter: Organizasyon içerisinde kalite kavramını ve bilincini geliştirmek, bütün süreçlerde ve verilen hizmetlerde kalite standartlarını sürekli geliştirerek kalite sistemlerini yöneten kişi,
Bölüm/Birim Yöneticisi: Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği çalışanlarının bağlı bulundukları bölüm/birim idari yöneticileri,
Bölüm/Birim Personeli: Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği çalışanları.

4. SORUMLULUK VE YETKİ:
Genel Sekreter: Bu prosedürün hazırlanması, revizyonu, iptali, dağıtılması, arşivlenmesi ve uygulanmasından sorumludur.
Bölüm/Birim Personeli: Üst yönetimde dahil tüm bölüm/birim çalışanları bu prosedürün uygulanmasından sorumludur.

5. UYGULAMA:
5.1. Yeni Doküman Hazırlanması veya Mevcut Dokümanlarda Değişiklik Yapılması
Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği’nde yeni bir doküman hazırlanması veya mevcut bir dokümanın revize edilmesi aşağıdaki şekillerde yapılır.
֍ Herhangi bir dernek çalışanından yazılı talep gelmesi ile,
֍ Şirket içi yapılan toplantıların sonucunda,
֍ İç denetimler sonucunda,
֍ Düzeltici/Önleyici faaliyet talepleri sonucunda,
֍ Herhangi bir talep olmaksızın doğrudan Dernek Genel Başkanı veya Genel Sekreter tarafından yapılabilir,
Doküman hazırlanması ile ilgili olarak hazırlayan, kontrol eden, onaylayan, dağıtımı yapan, eski nüshaları toplayan, dağıtım numarası ve saklama süresi bilgileri doküman hazırlama ve sorumluluk tablosu formunda belirtilmiştir.
5.2. Her bölüm ve birim yöneticisi, kendi bölümü veya birimi ile ilgili olarak hazırlanan dokümanın derneğimiz kalite sistemine uygun olduğunu garantilemekle ve doküman hazırlamak için tayin edilmiş görevliye aktif olarak destek vermekle yükümlüdür,
5.3. Doküman ve kayıtlara yanlış bilgi yazılması halinde, yanlış bilginin üzeri tek çizgi ile çizilir ve doğru bilgi yan tarafa yazılır. Kesinlikle beyaz boya (daksil) veya karalama yapılmaz. Düzeltmeyi yapan kişi, yan tarafa parafını atar, ismini ve tarihi yazar,
5.4. İlgili bölüm ve birimlerde oluşturulan tüm doküman ve kayıtlar bölüm/birim sorumlularının nezaretinde kontrollü kopya olarak saklanır. Yürürlülükten kalkan dokümanlar Genel Sekreter tarafından ilgili bölümlerden/birimlerden toplanır (çıktısı alınmış şekilde/hard copy şeklinde dağıtımı yapılmış olanlar) ve imha edilir,
5.5. Bilgisayar ortamındaki doküman ve kayıtlar aylık olarak CD veya harici bellek üzerine yedeklenir. Yedeklemeleri, yedekleme yapılacak bilgisayarı kullanan kişi/kişiler yapar. Her yedek alındığında ilgili CD veya harici bellek üzerine tarih atılır ve yedek Genel Sekreter tarafından saklanır. Tüm doküman ve kayıtların bir kopyası dernek dışında Dernek Genel Başkanı tarafından muhafaza edilir.

6. DOKÜMANLARIN HAZIRLANMASI/REVİZYONUNUN YAPILMASI
6.1. Kalite El Kitabı
Kalite El Kitabı, Genel Sekreter tarafından oluşturulur ve Dernek Genel Başkanı tarafından kontrol edilip, onaylanır. Kalite El Kitabın da herhangi bir değişiklik yapıldığında revizyon numarası bir (1) artırılır,
6.2. Görev Tanımları, Organizasyon El Kitabı
Görev tanımları doküman hazırlama ve sorumluluk tablosunda uygun olarak görevlendirilmiş personel tarafından taslak olarak hazırlanır. Görev tanımları, toplu halde Organizasyon El Kitabı (OEK) içinde yer alır. Görev tanımları ve OEK içinde herhangi bir değişiklik olduğunda revizyon numarası bir (1) artırılır.
Görev Unvanı: Görev tanımı yapılan personelin organizasyon içerisindeki unvanı yazılır,
Üstü: Görev tanımı yapılan personelin organizasyon içerisinde bağlı bulunduğu pozisyon yazılır,
Astı: Görev tanımı yapılan personele organizasyon içerisinde bağlı bulunan pozisyon yazılır,
Vekil: Görev tanımı yapılan personelin görevi başında olmadığı zamanlarda organizasyon içinde yerine bakacak pozisyon yazılır,
Görev, Yetki ve Sorumlukları: Görev tanımı yapılan personelin organizasyon içerisinde yapacağı görevler ve faaliyetler ve bunlarla ilgili sorumlulukları ve yetkileri yazılır.
6.3. Prosedür
Prosedürler, doküman hazırlama ve sorumluluk tablosu formuna uygun olarak görevlendirilmiş personel tarafından hazırlanır. Prosedürler içinde herhangi bir değişiklik olduğunda revizyon numarası bir (1) artırılır. Prosedürlerde şu ana başlıklar yer alır:
1. Amaç: Prosedürde neyin kastedildiği ve hedefi hakkında açık bir ifadedir,
2. Kapsam: Prosedürün ilgilendirdiği bölüm ve birim personel ve fonksiyonun tanımlanmasıdır,
3. Tanımlar: Prosedürde kullanılan özel kelimeler ve teknik terimlerin açıklamasıdır,
4. Sorumluluk ve Yetki: Prosedürün ilgilendirdiği personel ve bölüm ve birimlerin tanımlanmasıdır,
5. Uygulama: Gereken işin yapılmasında izlenecek aşamaların açık bir tanımıdır,
6. İlgili dokümanlar: Prosedürle ilgili dokümanların tanımlanmasıdır. Formlar ve referanslar ana başlıkları halinde verilirler,
7. Dağıtım: Prosedülerin ilgili kişiler dağıtım yapılma yöntemlerini belirtmektedir.
6.4. Talimat
Talimatlar, doküman hazırlama ve sorumluluk tablosu formuna uygun olarak görevlendirilmiş personel tarafından hazırlanır. Talimatlar, içinde herhangi bir değişiklik olduğunda revizyon numarası bir (1) artırılır.
6.5. Form
Formlar, doküman hazırlama ve sorumluluk tablosu formuna uygun olarak görevlendirilmiş personel tarafından hazırlanır. Formlar, içinde herhangi bir değişiklik olduğunda revizyon numarası bir (1) artırılır.
6.6. Belirtilmemiş Dokümanlar
Bahsi geçmeyen ve Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği’nde kullanılan diğer dokümanlar ile ilgili olarak bilgiler, doküman hazırlama ve sorumluluk tablosu formuna uygun olarak görevlendirilmiş personel tarafından hazırlanır. Dokümanlar, içinde herhangi bir değişiklik olduğunda revizyon numarası bir (1) artırılır.
6.7. Destek Doküman Hazırlama ve Revizyonu:
Destek Dokümanlar için herhangi bir format bulunmamaktadır. Bir çok destek doküman orijinal olarak kullanıldığı gibi, gerektiğinde her hengi bir formata bağlı kalmaksızın destek dokümanlar hazırlanabilir.
6.8. Yeni Hazırlanan veya Revize Edilen Dokümanların Kontrol edilmesi
6.8.1. Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği’nde yeni hazırlanan ve revize edilen tüm dokümanlar yeterlilik açısından kontrol edildikten sonra yürürlüğe girerler. Dokümanları yeterlilik açısından kontrolü ile ilgili sorumlular doküman hazırlama ve sorumluluk tablosunda verilmiştir,
6.8.2. Dokümanı hazırlayan ve yeterlilik açısından kontrol eden personel arasında çıkan anlaşmazlıklar Genel Sekreter ve Dernek Genel Başkanı tarafından çözülür,
6.8.3. Yeterlilik açısından uygun bulunan dokümanlar, doküman listesinde verilmiştir. Belirtilen sorumlularca onaylandıktan sonra yürürlüğe girer. Yeterli bulunmayan dokümanlar ise tekrar hazırlanır,
6.8.4. Revize edilen dokümanların yeterlilik açısından kontrolü dokümanı ilk hazırlayan bölüm/birim/kişi tarafından yapılır.
6.8.5. Dokümanlar, içinde herhangi bir değişiklik olduğunda revizyon numarası bir (1) artırılır.

7. DOKÜMANLARIN DAĞITILMASI
Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği içerisinde yapılan tüm dağıtımlar, Genel Sekreter tarafından dernek çalışanlarına hazırlanan CD veya harici belleklerin dağıtımı yapılarak ulaştırılır. Dağıtımı yapılan Kalite Yönetim Sistemi Dokümantasyon CD veya harici belleklerine numara verilerek kodlanır. Revizyon olduğu zaman eski kopya Kalite Yönetim Sistemi Dokümantasyon CD veya harici bellek alınarak revize edilmiş hali teslim edilir. Şubelere teslim edilen Kalite Yönetim Sistemi Dokümantasyon CD veya harici bellekleri şube sorumlularında teslim alınarak aynı işlem yapılır
7.1. Kalite Yönetim Sistemi CD veya Harici Bellek Dağıtım Listesi

CD / HARİCİ BELLEK KOPYA NO	DAĞITILAN BÖLÜM / BİRİM / KİŞİ
CD 001	Dernek Genel Başkanı
CD 002	Genel Sekreter
CD 003	Yönetim Kurulu
CD 004	Denetleme Kurulu
CD 005	Disiplin Kurulu
CD 006	Aday ve Yeterlik Kurulu
CD 007	Etik Kurulu
CD 008	Şube 1 (…………………………………… Şubesi)
CD 009	Şube 2 (…………………………………… Şubesi)
CD 010	DİĞER (……………………………………………………..)

Bilgisayara fiziksel olarak ulaşma imkanı olmayan kullanıcılar için gerekli dokümanlar çıktı alınarak teslim edilmektedir. Teslim edilen bu dokümanların arka kısımlarına Kontrollü Kopya ve Kopya numarasının verildiği kaşe ile kodlama yapılır. Teslim edilen bu doküman fotokopi çekilerek kullanılabilir. Fakat kopyalama işlemi sadece teslim edilen bu kontrollü kopya dokümanı üzerinden yapılmaktadır. Bu sayede revize edilmiş bir dokümanın eski halinin kullanımda olmasının önüne geçilmiş olmaktadır. Revizyon olduğu zaman eski kopya doküman (arka kısmı Kontrollü Kopya ve Kopya numarasının verilmiş doküman) alınarak revize edilmiş hali teslim edilir. Yeni revizyonu olan dokümanın eskisi geçerliliğini kaybeder.

Kalite Yönetim Sistemi Doküman Dağıtım Listesi

DOKÜMAN NO	DAĞITILAN BÖLÜM / BİRİM / KİŞİ
DOK 001	Dernek Genel Başkanı
DOK 002	Genel Sekreter
DOK 003	Yönetim Kurulu
DOK 004	Denetleme Kurulu
DOK 005	Disiplin Kurulu
DOK 006	Aday ve Yeterlik Kurulu
DOK 007	Etik Kurulu
DOK 008	Şube 1 (…………………………………… Şubesi)
DOK 009	Şube 2 (…………………………………… Şubesi)
DOK 010	DİĞER (……………………………………………………..)

7.2. Dokümanların Revizyon Durumlarının İzlenmesi
Dokümanın revizyon tarihi hanesine yapılan son revizyonun tarihi işlenir ve revizyon numarası 1 (Bir) artırılır. Yeni yayınlanan dokümanlarda revizyon numarası 000’dır.
7.3. Dokümanların Numaralandırılması
Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği doküman numaralandırma sistemi aşağıdaki gibidir.

KEK	Kalite El Kitabı	PRO.	Prosedür
OEK	Organizasyon El Kitabı	TAL.	Talimat
Dok.	Doküman	POL.	Politika
Söz.	Sözleşme	For.	Form
Lis.	Liste	Gör.	Görev Tanımı
Şem.	Şema	Yön.	Yönetmelik
Sun.	Sunum	SÜR.	Süreç
ŞN.	Şartname	Eti.	Etiket

7.4. Yürürlükte Olan Dokümanların Takip Edilmesi
Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği’nde kullanılmakta olan dokümanlar yayınlandıktan sonra Genel Sekreter tarafından doküman listesine kaydedilir. Kalite sistemine eklenen her yeni doküman ve listede yer alan dokümanlarda yapılan her revizyon sonrasında doküman listesi revize edilir. Bu sayede yürürlükte olan dokümanların revizyon durumları sürekli kontrol altında tutulur.
7.5. Dış Kaynaklı Dokümanların Kontrolü
7.5.1. Bölümler/birimler bünyesinde kullanılacak standart, şartname vb. dış kaynaklı dokümanların içerik ve format uygunluğu açısından incelenmesi bölüm, birim yöneticileri veya konu ile direkt ilgili kişiler tarafından yapılır. Yapılan inceleme sonucunda bölüm, birim bünyesinde kullanılmasına karar verilmiş dış kaynaklı dokümanların kapak sayfası paraflanır ve Genel Sekretere teslim edilir.
7.5.2. Onaylanmış dış kaynaklı dokümanlar Genel Sekreter tarafından dış doküman takip formuna kaydedilir. İlgili dokümanın üzerine kırmızı renkli “KONTROLSÜZ KOPYA” kaşesi basılarak ilgili yere verilir.
7.6. Dokümanlarda Standart Olarak Yer Alması Gereken Bilgiler
Doküman Kodu/Numarası: Dokümana ait sistem içerisinde verilmiş olan kod numarasını gösterir.
Yayın Tarihi: Dokümanın ilk yayınlandığı tarihi gösterir.
Revizyon Tarihi: Dokümanın revize olduğu tarihi gösterir.
Revizyon No: Dokümanın kaçıncı revizyon olduğunu gösterir. İlk yayınlarda 000 olarak belirtilir ve her revizyonda 1 (Bir) sayı artırılır.
Sayfa No (S/F): S sayfa numarasını F ise toplam sayfa sayısını gösterir.

7.7. Dokümanlar ile ilgili sorumluluk tablosu
Dokümanlar ile ilgili sorumluluk listesi doküman hazırlama ve sorumluluk tablosunda verilmiştir. Tüm dokümanlar kalite kayıtlarının kontrolü prosedürüne göre saklanır.

8. İLGİLİ DOKÜMANLAR
8.1. Formlar
֍ Doküman listesi
֍ Dış Doküman Takip Formu
֍ Doküman Dağıtım Formu
֍ Doküman Değişiklik ve Yeni Doküman Talep Formu
֍ Doküman ve Kayıtlar Listesi
֍ Doküman Hazırlama ve Sorumluluk Tablosu
8.2. Referanslar
֍ Organizasyon El Kitabı
֍ Kalite kayıtlarının kontrolü prosedürü

9. DAĞITIM
Tüm dağıtımlar, elektronik ortamda (soft copy) dokümanların son revizyon halleri tüm bölüm/birim personeline bildirilen ortak alandan kullanılarak yapılır. Elektronik ortamda ulaşılamayan kişilere çıktısı alınmış şekilde (hard copy) yapılacak doküman dağıtımlarında kontrollü kopya (kopyaların arka kısmına kırmızı renkli “KONTROLLU KOPYA” kaşesi vurularak) olarak doküman dağıtım formu ile teslim edilir.