Kalite Kayıtlarının Kontrolü Prosedürü

1. AMAÇ:
Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği, Kalite yönetim sisteminin çerçevesinde tutulan tüm kalite kayıtlarının tanımlanması, muhafazası, korunması, tekrar elde edilebilir olması, saklama süresi ve elden çıkarılması ile ilgili esasları belirlemektedir.

2. KAPSAM:
Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği’nin Kalite sistemini etkileyen tüm kalite kayıtlarını kapsar.

3. TANIMLAR:
Doküman: Kalite yönetim sisteminin bir parçasını açıklayan ya da bu sisteme destek veren, yazıya dökülmüş iç ve dış kaynaklı bilgidir.
Üst Yönetim: Yönetim kurulu, Denetleme Kurulu, Disiplin Kurulu, Aday ve Yeterlik Kurulu, Etik Kurulu ifade eder,
Dernek Genel Başkanı: Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği kurulumunu planlamış, çevresinde kendine inanmış kişi ve kuruluşları da dahil ederek dernek vizyonuna sadık kalarak kısa, orta ve uzun vadeli hedeflerinin oluşmasına ve gerçekleşmesine önderlik eden ve dernek içindeki tüm bölüm ve birimlerin uyumlu bir şekilde çalışmasını sağlayan kişi,
Genel Sekreter: Organizasyon içerisinde kalite kavramını ve bilincini geliştirmek, bütün süreçlerde ve verilen hizmetlerde kalite standartlarını sürekli geliştirerek kalite sistemlerini yöneten kişi,
Bölüm/Birim Yöneticisi: Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği çalışanlarının bağlı bulundukları bölüm/birim idari yöneticileri,
Bölüm/Birim Personeli: Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği çalışanları.

4. SORUMLULUK VE YETKİ:
Genel Sekreter: Bu prosedürün hazırlanması, revizyonu, iptali, dağıtılması, arşivlenmesi ve uygulanmasından sorumludur.
Bölüm/Birim Personeli: Üst yönetimde dahil tüm bölüm/birim çalışanları bu prosedürün uygulanmasından sorumludur.

5. UYGULAMA:
5.1. Her bölüm ve birim ile ilgili kalite kayıtlarının tanımlanması ve saklanma süreleri bölüm/birim yöneticileri tarafından Genel Sekretere sözlü veya yazılı (Doküman ve Kayıtlar Listesi) olarak bildirilir,
5.2. Sürelerin belirlenme işlemi; ilgili bölüm/birim yöneticileri talebine, hizmet verilen kişi, kuruluş ve kurumların talebine, ihtiyaca ve/veya yasal kurallara göre gerçekleştirilir,
5.3. Dokümanların hazırlanma işlemi Doküman Hazırlama ve Sorumluluk Tablosunda verilmiştir.
5.4. Bölüm/birim yöneticilerinden gelen talep doğrultusunda; Genel Sekreter tarafından, arşive kaldırılan dokümanlar, Doküman Listesi formuna işlenerek tüm bölümlere/birimlere yayınlanır,
5.5. Belirlenmiş saklama sürelerinde arşivleme ve koruma işlemleri doküman ve kayıtlar listesine göre ilgili sorumlular tarafından gerçekleştirilir,
5.6. Kayıtların ilgili bölümlerde muhafazası; tanımlanmış klasörlerde ve belirtilen süreler içerisinde dolaplar veya kutular içinde gerçekleştirilir.
5.7. Bölümde muhafaza süreleri dolan kayıtlar arşive kaldırılarak, belirtilen süreler içinde arşivde tutulur. Arşivde yangın ve su basmasına karşı önlemler alınır,
5.8. Kalite kayıtlarının arşivde saklama süresi sonucunda tekrar kullanılmayacak şekilde imhası Genel Sekreter bilgisi dahilinde bölüm/birim yöneticisi tarafından gerçekleştirilir,
5.9. Yapılan değişiklikler doküman listesine işlenerek tüm bölümlere ve birimlere yayınlanır.

6. İLGİLİ DOKÜMANLAR
6.1. Formlar
֍ Doküman Listesi
֍ Doküman ve Kayıtlar Listesi
֍ Arşive Kaldırılan Dokümanları İzleme Formu
֍ Doküman Hazırlama ve Sorumluluk Tablosu
6.2. Referanslar

7. DAĞITIM
Tüm dağıtımlar, elektronik ortamda (soft copy) dokümanların son revizyon halleri tüm bölüm/birim personeline bildirilen ortak alandan kullanılarak yapılır. Elektronik ortamda ulaşılamayan kişilere çıktısı alınmış şekilde (hard copy) yapılacak doküman dağıtımlarında kontrollü kopya (kopyaların arka kısmına kırmızı renkli “KONTROLLU KOPYA” kaşesi vurularak) olarak doküman dağıtım formu ile teslim edilir.