Önleyici Faaliyet Prosedürü

1. AMAÇ:
Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği Kalite Yönetim Sisteminin etkin işleyişi sırasında belirli bir faaliyet ya da hizmet ile ilgili olarak ortaya çıkabilecek potansiyel uygunsuzlukların olası sebeplerinin giderilerek uygunsuzluğun oluşmasının önlenmesi amacıyla yapılacak faaliyetlerin esaslarının belirlenmesi.

2. KAPSAM:
Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği’nin kalite sistemi çerçevesinde yürütülen tüm faaliyetler.

3.TANIMLAR:
Önleyici Faaliyet: Meydana gelebilecek potansiyel eğitim, öğretim ve hizmet hataların tespit edilerek ortaya çıkmaması için gerekli tedbirlerin alınmasıyla ilgili çalışmalardır,
Hizmet Alan: Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği’nin hizmet verdiği tüm kişi, kuruluş ve kurumlar.
İç Tetkikçi: Kalite yönetim sisteminin denetimini yapan dernek içi belgelendirilmiş tetkikçiler.
Üst Yönetim: Yönetim kurulu, Denetleme Kurulu, Disiplin Kurulu, Aday ve Yeterlik Kurulu, Etik Kurulu ifade eder,
Dernek Genel Başkanı: Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği kurulumunu planlamış, çevresinde kendine inanmış kişi ve kuruluşları da dahil ederek dernek vizyonuna sadık kalarak kısa, orta ve uzun vadeli hedeflerinin oluşmasına ve gerçekleşmesine önderlik eden ve dernek içindeki tüm bölüm ve birimlerin uyumlu bir şekilde çalışmasını sağlayan kişi,
Genel Sekreter: Organizasyon içerisinde kalite kavramını ve bilincini geliştirmek, bütün süreçlerde ve verilen hizmetlerde kalite standartlarını sürekli geliştirerek kalite sistemlerini yöneten kişi,
Bölüm/Birim Yöneticisi: Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği çalışanlarının bağlı bulundukları bölüm/birim idari yöneticileri,
Bölüm/Birim Personeli: Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği çalışanları.

4. SORUMLULUK VE YETKİ:
Genel Sekreter: Bu prosedürün hazırlanması, revizyonu, iptali, dağıtılması, arşivlenmesi ve uygulanmasından sorumludur.
Bölüm/Birim Personeli: Üst yönetimde dahil tüm bölüm/birim çalışanları bu prosedürün uygulanmasından sorumludur.

5. UYGULAMA:
5.1. Hizmet Alan şikayetleri ve prosese yönelik hatalar ile Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği kalite yönetim sistemi ile ilgili tespit edilen uygunsuzlukların sebeplerinin araştırılması ve bu sebepleri ortadan kaldıracak faaliyetlerin belirlenmesi amacıyla, gerektiği durumlarda kuruluş içi tetkikçileri (tetkik sonrasında gerekmesi durumunda), Genel Sekreter ve diğer bölümler/birimler tarafından, ilgili bölümlerden veya kendi bölümündeki personelden düzeltici faaliyet işlemi talep edilir. Bu amaçla düzeltici/önleyici faaliyet formu hazırlanır.
5.2. Hizmet Alan istekleri, iç tetkikler, yapılan kontroller, veri/istatistik analizler, hizmet alan memnuniyeti anketi, personel memnuniyeti anketi, bireysel öneri formu, hizmet alan istek ve şikayet formu vb. girdiler önleyici faaliyetler için temel oluşturur ve bu girdiler sonucunda elde edilen veriler sonucunda önleyici faaliyet uygulaması yapılır. Üst yönetim dahil, kuruluş içinde çalışan tüm personel, hizmet kalitesini olumsuz etkileyebilecek olası sorunları bir üst sorumlusuna bildirmekle yükümlüdür.
5.3. Ortaya çıkan ya da çıkabilecek uygunsuzlukları ortadan kaldıracak faaliyetlerin belirlenmesi amacıyla tüm bölüm/birim sorumluları birbirlerinden düzeltici/önleyici faaliyet talep edebilirler. Bu amaçla düzeltici/önleyici faaliyet formu düzenlenir.
5.4. Önleyici faaliyet başlatılacak konu ile ilgili olarak, gerektiğinde Genel Sekreterin talebi üzerine ilgili bölümler/birimler toplantıya çağrılarak, düzeltici/önleyici faaliyet formunda gerekli önleyici faaliyet, başlatılacak faaliyet kapsamı/uygulamaları için tanınan sürenin belirlenmesi sağlanır.
5.5. Genel Sekreter, açılan önleyici faaliyete ilişkin doğrulama tarihini belirler ve bu tarihe göre doğrulma takibini yapar. Faaliyet zamanında tamamlanamadığında Genel Sekreter ek süre verebilir.
5.6. Verilen ek sürede faaliyetin tamamlanmaması durumunda Genel Sekreter yeni bir ek süre verebilir (Dernek Genel Başkanının onay vermesi halinde) ya da faaliyeti durdurabilir.
5.7. Faaliyetin tamamlanması ya da durdurulması durumunda Genel Sekreter düzeltici/önleyici faaliyet formuna açıklamasını yazarak faaliyetin kapanmasını sağlar.
5.8. Tamamlanan faaliyetler için, Genel Sekreter tarafından, etkinlik izleme süresi belirlenir ve belirlenen sürede etkinlik denetimini yapar. Faaliyetin etkin olabilmesi için, faaliyet gerçekleştirildikten sonra aynı hatanın oluşmaması gereklidir. Hata oluşmuş ise, yeni bir önleyici faaliyet belirlenerek, takibi yapılır.
5.9. Önleyici faaliyetler, düzeltici/önleyici faaliyet takip formu ile takip edilir.
5.10. Önleyici faaliyetlerin yatırım gerektirdiği durumlarda, yönetimin gözden geçirme toplantılarında Dernek Genel Başkanına sunularak, takip edilmesi sağlanır.
5.11. Önleyici faaliyetler, yapılan toplantılarda ve yönetimin gözden geçirme toplantılarında değerlendirilmek üzere, kalite kayıtları prosedürüne göre muhafaza edilir.

6. İLGİLİ DOKÜMANLAR
6.1. Formlar
֍ Düzeltici/Önleyici faaliyet formu
֍ Düzeltici/Önleyici faaliyet takip formu
֍ Hizmet Alan istek ve şikayet formu
֍ Hizmet Alan memnuniyeti anketi
֍ Personel memnuniyeti anketi
֍ Bireysel öneri formu,
6.2. Referanslar
֍ İç tetkik prosedürü
֍ Kalite kayıtlarının kontrolü prosedürü

7. DAĞITIM
Tüm dağıtımlar, elektronik ortamda (soft copy) dokümanların son revizyon halleri tüm bölüm/birim personeline bildirilen ortak alandan kullanılarak yapılır. Elektronik ortamda ulaşılamayan kişilere çıktısı alınmış şekilde (hard copy) yapılacak doküman dağıtımlarında kontrollü kopya (kopyaların arka kısmına kırmızı renkli “KONTROLLU KOPYA” kaşesi vurularak) olarak doküman dağıtım formu ile teslim edilir.