Satın Alma Prosedürü

1. AMAÇ:
Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği’nin yurt içi ve yurt dışından satın alacağı mal ve hizmetlerin istenen kalite, fiyat ve temrin koşullarının karşılanmasını ve tedarikçilerin seçilerek değerlendirilmesini amaçlar.

2. KAPSAM:
Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği’nin yurtiçi ve yurtdışından satın alacağı mal ve hizmetlerle ilgili bütün satın alma faaliyetlerini ve tedarikçi değerlendirme faaliyetlerini kapsamaktadır.

3. TANIMLAR:
Satın Alma: Yurt içi ve yurt dışından satın alacağı mal ve hizmetlerin tümü.
Tedarikçi: Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği tarafından talep edilen hammadde, yardımcı malzeme veya hizmetlerin; üretilen mamullerin kalitelerine etki derecesine göre sınıflandırılmış tüm faaliyetleri tedarik eden firma ve veya kurum,
Üst Yönetim: Yönetim kurulu, Denetleme Kurulu, Disiplin Kurulu, Aday ve Yeterlik Kurulu, Etik Kurulu ifade eder,
Dernek Genel Başkanı: Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği kurulumunu planlamış, çevresinde kendine inanmış kişi ve kuruluşları da dahil ederek dernek vizyonuna sadık kalarak kısa, orta ve uzun vadeli hedeflerinin oluşmasına ve gerçekleşmesine önderlik eden ve dernek içindeki tüm bölüm ve birimlerin uyumlu bir şekilde çalışmasını sağlayan kişi,
Genel Sekreter: Organizasyon içerisinde kalite kavramını ve bilincini geliştirmek, bütün süreçlerde ve verilen hizmetlerde kalite standartlarını sürekli geliştirerek kalite sistemlerini yöneten kişi, Yurtiçi ve yurtdışından satın alınacak mal ve hizmetlerle ilgili bütün satın alma faaliyetlerini ve tedarikçi değerlendirme faaliyetlerini araştırıp raporlayan kişi,
Bölüm/Birim Yöneticisi: Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği çalışanlarının bağlı bulundukları bölüm/birim idari yöneticileri,
Bölüm/Birim Personeli: Beceri Kazandırma, Mesleki ve Teknik Eğitim Derneği çalışanları.

4. SORUMLULUK VE YETKİ:
Genel Sekreter: Bu prosedürün hazırlanması, revizyonu, iptali, dağıtılması, arşivlenmesi ve uygulanmasından sorumludur.

5. UYGULAMA:
5.1. Tüm bölüm ve birimlerin düzenli olarak kullandığı malzemeler Genel Sekreter tarafından araştırması yapılarak rutin olarak alınır ve ambara/koltuk ambarına girişi yapılır. Bölümler/birimler ambar/koltuk ambarı haricindeki tüm satın alma taleplerini Malzeme İstek Formu ile Yönetim Kuruluna bildirir. Yönetim Kurulunun olumlu görmesi ve Dernek Genel Başkanı onayından sonra tüm satın alma talepleri Genel Sekreter tarafından öncelikle Onaylı Alt Yüklenici Firma Listesinde bulunan en az 3 (Üç) firmadan ve gerekirse listede bulunmayan alternatif firmalardan Teklif İsteme Formu ile fiyat araştırması yapılır.
5.2. Gelen teklifler Genel Sekreter tarafından Yönetim Kurulu ve/veya Dernek Genel Başkanı onayına sunulur. Üst yönetimin tercihi ve onayı sonrası Yönetim Kurulu tarafından satın alma işlemi gerçekleştirilir.
5.3. Satın alınan ürün/ürünler, malzeme Ambar/Koltuk Ambar sorumlusu ve/veya Genel Sekreter tarafından kontrol edilir. Gelen ürün, malzeme istenilen niteliklerde değil ise ve iade kararı verilmiş ise Genel Sekreter durumu tutanak ile kayıt altına alarak iade işlemini gerçekleştirir.
5.4. Satın alma işleminde verilen siparişte herhangi bir değişiklik veya siparişin iptali söz konusu olacağı zaman Genel Sekreter tedarikçiyle bağlantıya girer.
5.5. Hizmet tedarikçisi seçiminde, hizmetin özelliklerine göre fiyat, kalite ve servis konularında değerlendirme yapılarak hizmet satın alınır. Gerekli görülürse hizmet tedarikçisi ile sözleşme yapılır.
5.6. Ürüne yönelik hammadde satın almalarında Yönetim Kurulunun bilgisine danışılır.
5.7. Ambara/koltuk ambarına malzeme girişleri Malzeme Teslim Tutanağı ile yapılır. Ambar/koltuk ambar sorumlusu veya Genel Sekreter tarafından tesellümü yapılan malzemeleri depolamaya uygun koşullarda bekletecekleri, depolarda daha önceden ayrılmış yerlerine taşır, taşıttırır ve uygun bir şekilde istiflenmesini sağlar. Tüketim süresi olan ürünler ilk giren ilk çıkar prensibine göre stoklanır ve çıkışı yapılır.
5.8. Ambara/koltuk ambardan malzeme alımları bölümlerden bilgisayar ortamında gelen Malzeme Talep formu ile gerçekleştirilir.
5.9. Ambardan/Koltuk ambarından dernek çalışanlarının yaptığı işte kullanması amacıyla verilen malzemeler Malzeme-Ekipman Takip Formu ile teslim edilir ve iş bitiminde teslim alınır.
5.10. Ambardan/Koltuk ambarından personelin kişisel kullanımı için verilen malzemeler (Kişisel Koruyucu Donanım vb.) Malzeme Zimmet ve İade Formu ile teslim edilir ve değiştirilmesi gerektiği zaman teslim alınır/yenisi ile değiştirilir.
5.11. Ambar/koltuk ambar sorumlusu veya Genel Sekreter tarafından ambarların kontrolü günlük olarak yapılarak gerekli önlemler alınır. Stok kontrolü yapılarak gerekli bilgiler gün içinde ilgili bölüm/birim yöneticisine bildirilir.
5.12. Satın alması yapılan veya yapılacak olan malzemeler ve/veya ürünlerle ilgili olarak gerekli durumlarda (istendiği takdirde) Muhasebe ve Finans Müdürü tarafından firmalardan gerekli belge, sertifika ve/veya dokümanlar temin edilir.
5.13. Satın alma işlemi yapılan Onaylı Alt Yüklenici Firma Listesindeki firmalar gerekli görüldüğü zamanlarda Dernek Genel Başkanı, Genel Sekreter ve Yönetim kurulu birlikte veya ayrı ayrı ziyaretlerle tetkik edilir. Satın alınan ürünün depolanması, kalite sistemine uygunluğu, istenilen özelliklere vakıflığı, sevkiyat koşulları uygunluğuna göre incelemeler yapılır. Eğer tetkik edilen firmada herhangi bir sorun gözlenirse ikinci ziyaret gerçekleştirilir. Tetkik neticesi Tutanak ile Üst Yönetime sunulur. İstenen şartlara uymayan firmalar Onaylı Alt Yüklenici Firma Listesinden çıkarılır.
5.14. Teklif alma yöntemi ile satın alma yapılan firmalardan belirlenen koşullara uyum sağlayanlar Onaylı Alt Yüklenici Firma Listesine dahil edilir.
5.15. Tüm dokümanlar Genel Sekreter tarafından kalite kayıtlarının kontrolü prosedürüne göre muhafaza edilir.

6. İLGİLİ DOKÜMANLAR
6.1. Formlar
֍ Malzeme İstek Formu
֍ Onaylı Alt Yüklenici Firma Listesinde
֍ Teklif İsteme Formu
֍ Tutanak
֍ Malzeme Teslim Tutanağı
֍ Malzeme Zimmet ve İade Formu
6.2. Referanslar
֍ Kalite kayıtlarının kontrolü prosedürü

7. DAĞITIM
Tüm dağıtımlar, elektronik ortamda (soft copy) dokümanların son revizyon halleri tüm bölüm/birim personeline bildirilen ortak alandan kullanılarak yapılır. Elektronik ortamda ulaşılamayan kişilere çıktısı alınmış şekilde (hard copy) yapılacak doküman dağıtımlarında kontrollü kopya (kopyaların arka kısmına kırmızı renkli “KONTROLLU KOPYA” kaşesi vurularak) olarak doküman dağıtım formu ile teslim edilir.